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伝わる話し方の基礎の"き"

高山（直）
高山（直） (2009年3月16日 17:59)
流通システム部

SEになりプログラマーなどに説明する機会が増えました。
説明をする場合に気をつけている事があります。
それは『話の趣旨を相手に考えさせる負担を減らす』事です。

その為には
１：前置き
２：要点の数
３：事実・意見・要望の区別
以上の３点が重要になってきます。
それでは順をおって具体的に説明をしていきます。

１：前置き
　説明する場合、すぐに本題について話をするのでは無く
　前置きをする事が非常に大切になります。
　前置きをする事で相手に準備をする時間を与える事ができ、
　結果として理解を得やすくなります。
　前置きは話のテーマに応じて変化させる必要もあります。
　また、規模をジェスチャーなどを使い視覚的に訴える事も効果的です。


２：要点の数
　これから話をする要点の数を最初に言う事は大切になります。
　また、話をしている際に順番を明確にいう事で
　説明はよりわかりやすくなります。

３：事実・意見・要望の区別
　「事実・意見・要望」
　これらの整理をして区別をはっきりさせる事は大切になります。
　お客様からの要望と自分の意見を混ぜてしまうと
　判断基準がずれてしまいます。
　そして、現場が混乱する元になってしまいます。

　例えば、
　お客様から「早く対応して欲しい」と言われ、
　自分で「今週中までに対応をしたい」と思った場合
　この２つを混合してしまい
　「お客様から『今週中までに対応して欲しい』という要望があります」と報告してしまうと
　納期が今週末であると錯覚してしまいます。
　
　プロジェクトが複数進行しているケースはよくあります。
　もしもこの言葉をそのまま信用してしまい予定を調整してしまうと
　そのシステムばかりで無く、他のシステムのコストや品質に影響を与える可能性も出てきます。
　（これは以前書きました「QCD（品質[Quality]・コスト[Cost]・納期[Delivery]）」を参照してください。）
　
　「事実・意見・要望」を整理しておく事はとても大切になります。
　

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