自社メールをGoogleAppsへ移行

西槇 (2012年1月15日 01:41)
企画開発部 / Google Apps

こんにちは。西槇です。

弊社では、会社のメールを自社内にサーバを設置し運用していました。
自社でメールサーバを運用することで、様々な問題を抱えていました。

１）ビルの定期点検による停電の際、メールが外部から受信できない。
　　停電中はビルに待機し、停電復旧後にすぐにメールサーバの電源を
　　入れなければいけない。
　　
２）インターネット回線の障害により度々繋がらないことがある。
３）Spamメール、メールサーバへの不正アクセスに対処しなければいけない。
４）アカウント、メーリングリストのメンテナンスが管理者しかできない。

上記の中でも３に関しては、メールサーバ側で排除し切れないSpamメールを
メーラーの迷惑メールフィルタで対応していただいていましたので、
メーラーへの負荷や、メーラーが遅くなったりと不便なことが多かったです。

これらを解決するべく、GoogleAppsに移行することが決定しました。
GoogleAppsに移行するまでは、様々な懸念点がありました。

１）大量にあるメーリングリストをどう移行するか？
【解決策】
　現在のメーリングリストを一覧にし、移行するか否かを
　社員にヒアリングし、手作業で100件程度移行しました。（結構大変でした）

２）現在のメールサーバに溜まっているメールはどうするか？
【解決策】
　Google社が提供しているツールを使用して、現在のメールサーバから
　GoogleAppsへメールデータを移行しました。
　約30名分移行しましたので１週間程度かかりました。
　
３）移行期間、切り替えている間のメールを取りこぼすことはないのか？
【解決策】
　GoogleAppsにメールデータを移行しながら、現在のメールを
　GoogleAppsに転送するようにしました。
　移行中のデータと重複し、同じメールが２重に表示されてしまうことがありましたが
　転送する設定を行うタイミングを、移行作業を開始する直前にすることで
　重複件数を最低限に抑えることができます。

４）GoogleAppsに移行後、やっぱり自社サーバが良いとなった場合、切戻しできるか？
　移行後は並行運用期間を設け、GoogleAppsと社内のメールサーバのどちらにも
　メールが届くようにし、いつでも切り戻し出来るようにしておきました。　
　
　
移行を終えての感想ですが、管理者としての作業が簡単になり、
管理者の作業を委任することが容易になりました。
また、サーバが落ちる心配もなくなったので、毎日安心して眠れることができます。
（管理者にとっては一番嬉しいことです）
PHPのプログラムでGoogleAppsのアカウントやグループの情報が取得できるので、
メーリングリストの一覧やメンバーのリストを作るのも一瞬で出来ます！
今までは、メーリングリストをメンテナンスしたら、一覧表を手作業でメンテナンスしていました。

ただし、外部のサービスに移行することで、サービスに不具合があった際、
サービス事業者が解決してくれるまで、こちら側では何も出来ないという問題も起こります。
設定の自由度も失われますので、開発でテスト用にも使っているような
メールサーバであれば、いずれにしても社内にメールサーバを残す必要があるかと思います。

現に、弊社ではアプリケーション開発や開発時のテストに使用するために
データセンターにメールサーバを今でも持ち続けています。
ただ、24時間365日動いていなければいけないという要件はないため、
今までの運用負担を考えれば、たやすいものです。

メールの運用に不安を抱えている方、メールを移行したいけどどうやって移行したらいいんだろう？　と思っている方がいらっしゃいましたら、お手伝いさせて頂きます！

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