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2004年12月03日

議事録の役目

　SE（システムエンジニア）に必要な能力は、数限りなくあります。
その中でも、新人SEとして一番最初に要求される能力、それは
「文章を書く力」ではないでしょうか？

何故なら、お客さまとの打ち合わせにおいて先輩SEが会議を
仕切って話しを進めている間、書記を担当し、会社に帰ってから
議事録に起こすことは、サブSEの役目なのですから。

実は、私自身は議事録には、「あくまで本当に話されたことを率直に
書くべき」だと思っていました。
会議を重ねているうちに、お客さまの抱えている問題や、希望など
いろいろなことが見えてきます。
会議中でも、Aさんの発言でいったん決まったことが、後になって
Bさんの発言で別の方向に決まったり、保留になったり、方向性が決まる
までも皆さんのさまざまな思いがそこにあるものです。

当日の議題には関係ないように思われたCさんのふとした発言が
後々、実は重要な意味があったのだということもあるのです。

そういう議事録を書こうとすると、会議中は、必死に書き取りを行い、
帰社後、まだ記憶が鮮明なうちに下書きをざっと書いてしまう
必要があります。
議事録は、その日のうちに書くもの。当社ではそう決めてきました。

例え、自分が議事録担当でない場合も、必ず、他人が書いた議事録を
チェックすることになるのですから、自分でも記憶があるうちに自分なりの
メモを整理しておくことにしています。

他人が書いた議事録の間違いは見つけることはできても、抜けていることを
思い出すのは、自分のネタ帳がないと無理だからです。

実際の話、ＳＥというものは、大変忙しい仕事です。その日のうちに
どうしても書けないということもあります。
ただ、１つのプロジェクトについて、会議の時間だけではお客さまと同じ
業務知識レベルにはなかなか到達できません。
何度も何度も過去の議事録を読み返すことによって自分なりの考えや疑問を
まとめなおして会議に臨むことが必要とされるのです。

そう思っていましたが「ＳＥのヒューマンスキル入門」を読んでいましたら
議事録の目的とは、
　決まったことを正しく伝える。
　いつまでに何をするかを関係者に伝える。
　ことであり、わかりやすく簡潔にとありました。

確かに、議事録をお客さまに提出する一番の目的は上記です。
余分なことは書かないほうがいいのかな？自分は間違っていて
実は、議事録と別の会議メモをＳＥチームとして用意すべきだった
のかも？とも思いました。

決まったこと
保留になったこと
いつまでに何をするか
は、箇条書きに、議事録の最初にでも大きく書いておけばいいこと
と思い直しました。

打ち合わせチームにいても、たまたまその会議に参加されない方も
いらっしゃいますからね。
もっとも、私の場合、
　１）なるべく話し合った内容を具体的に書いて、お客さまが発言された
　ことを自分が正しく認識しているかをお客さまに確認していただく。
　２）後で読み直すことによって、どういった経緯で結論に至ったか、
　　そのときに出てきた懸案などを再確認する。
といったことにも使おうとしているからでしょうね。

投稿者 sugiyama : 2004年12月03日 13:15

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