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2005年09月29日

仕事でメールを使う

ALL ABOUTの「メールで失う職場の信頼」という記事を読んで、共感していました。

常日頃、切実に感じているのですが、メールで仕事上のコミュニケーションを
取るのは本当に難しいものです。

忙しいからという理由なのか、単に面倒なのか、単文で、さらっと重要な依頼をしてくる人が
いるのがとても困ります。

プログラムを修正するといった依頼ですらも、メールで簡単に箇条書きのように
連絡してくると本当に悩みのタネです。

この文で、いったい何がわかるというんだ？と悲しくなったりします。

例えば
●●伝票がおかしい。

いったい、どこがどうおかしいのでしょうか。
もちろん、一目見ておかしいと思うようなものを収めているわけがありません。
当方のテストデータでは、正しく表示されているので納品しているわけです。

せめて、●●の箇所の数字が明らかに少ないようだ。とか、●●のチェックが
できていないようだ。とか具体的に教えて欲しいものです。

しょうがないから、すぐさま電話することにしています。
（こういうときにメールで返しているといつまでたっても埒が明きません。）

タイトルも本当に重要ですよね。
空白のタイトルのメールを消してしまったら、後からそれが部下からの
報告だったと知りました。

無意識におかしいと思って消してしまっていたんです。

一般的な「報告」とか「連絡」といったタイトルも困りものです。
重要なものから先に読んで処理しようとしているのです。
できれば、
「○○会社様　10月20日訪問が延期になりました。」
「△△の見積について納品相談させてください。」
といった中身が一目でわかるタイトルをつけて欲しいものです。

あるとき、部下の一人が内容と全く違うタイトルをつけてメールして
きたことがありました。
それも、タイトルから推測される内容は、2、3日前にもらったメールの
内容です。これが2回ありました。
即座にピンときました。

これは、何か手順がおかしいに違いない。
本人に問いただすと、やはりそうでした。
宛先、CC　など複数の関係者に送るのを毎回指定するのが面倒だから
という理由で送信済のフォルダから再編集して内容だけ変えて送ってきたのでした。

ある意味は、とても頭が良いともいえます。
またある意味では、1回目の失敗で指摘を受けた時点で別の方法にするべき
だったといえます。

どちらにせよ、メールの間違いは、内容の不手際だけでなく
宛先の間違い、タイトルミスも、気になるものです。

あと、帰宅間際の添付メール。添付が付いてないことが多いんですよね。
自分でも要注意です。

投稿者 sugiyama : 2005年09月29日 15:57

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