システムからの見積書の自動作成を可能にしました。システムに必要項目を入力することで自動計算し、見積書が作成できる仕組みです。今回は、ラプラス・システムさまがOpenOfficeを使用されていたこともあり、OpenOfficeを活用しての構築としました。過去の案件データを元に製品名、製品マスターなどから類似案件を検索することもできます。これで営業担当者が案件ごとにExcelで一つひとつ作成していた時と比べ、お客さまに提出するまでの時間が軽減されました。

　見積書をはじめとした他部署に確認が必要な書類については、システム上で申請～他部署への確認まで行える仕組みを構築しました。ラプラス・システムさまの場合、営業担当者が見積書を作成後、京都の技術者に確認してもらう必要があるのですが、申請～確認をシステム化することにより書類をメールに添付して送るという一連の作業工数が削減されました。今では、営業担当者がシステム上で見積書を作成し確認フローに乗せることで京都の技術者もシステム上で内容を観覧でき、確認済としてお客さまに提出できます。こちらは、見積だけではなく、書類全般（見積、出荷書、納品書、請求書）に使用することができます。さらに、書類をまわす確認先の部署については、システム上からボタン一つで選べるようにしました。

　過去の情報を「見たい時に見たい人が見られる」そのような情報の共有化を実現いたしました。今まで製品情報は、営業担当者により管理方法がまちまちで情報の一元化がされていませんでした。同じ情報量を同じ管理下の元、データベース化することで情報の共有化とともにお客さまに提出する見積書の平準化にもつながります。ローカルにバラバラに保存されていたものが、一元管理されることにより、担当者だけではなく、他の社員も観覧できるので類似案件などを検索するなど業務が効率的になります。また、データの観覧や修正・削除などの権限は、部署別に設定しており、必要な情報以外が他部署から観覧できないようにもしています。