今週のアイロベックス

プロジェクトを遅延させないためにどうすれば良いのか考えたこと

  • 2010年9月27日
  • 小原
  • kobara

　ここ最近プロジェクトを遅延させないようにするにはどうすればいいかと考える機会が多くありました。
　今回、今週のアイロベックスの記事を書くことになり、ちょうど良い機会なので、そのことについて簡単にですが記事を書きました。

●その１.すべてのタスクをきちんと管理するということ
　
　あらかじめすべてのタスクを把握しておく必要があります。
　多少時間がかかったとしても、きちんとやっておく必要があります。
　仮に、とりあえず適当に予想されうるタスクをスケジュールに落とし込んだ後に、
　追加タスクが発生するとします。
　納期は延ばせないので、もともと決めてあったスケジュールに
　追加タスクを無理やりねじ込まなければいけなくなります。
　そうなると、もともと予定していたタスク+追加タスクをこなさなければいけなくなり、
　最悪、予定していなかった追加タスクが消化しきれず、
　翌日に持ち越しになるし、もともと翌日に予定していたタスクがこなせなくなり、
　遅延につながることになります。
　
　とはいっても基本的にプロジェクトは数か月～1年以上かかるものなので、
　将来発生するであろうすべてのタスクを予測するのはとても無理な話だと思います。
　
　では、どうすればいいかと考えたところ、
　これはもうタスクが発生するたびに、スケジュールを調整することを絶対に怠らないようにするしかないと思います。
　追加タスクによって、すでに抱えているタスクが消化できなくなるケースがでてきた場合、
　できるだけ早い段階で対策を立てる必要があります。(優先度・重要度の低いタスクを切り捨てる決断を行う)
　
　現在、抱えているタスクに合わせて、流動的にスケジュールを微調整し管理していれば、
　追加タスクが発生しても大幅に遅延することはないと思います。
　
　自分が何をやらなければいけないのかを把握していなければ、
　どこまで作業を進めていいか分からないまま、終わりのない作業をすることになり、
　終わりが見えなければ、次のタスクにとりかかれるのがいつになるのかも分からなくなります。
　
　迷っている時間だけ、遅れが発生するので、
　あたりまえのことを述べるが、やはりタスク管理は非常に重要だと思います。
　

●その２．余裕なんてないということ

　「まだできていないけど、あとで余裕のあるときにやろう。
　　どうせ2時間もあれば終わるし～♪」
　　
　この考えがかなり危険だと思います。
　経験上、基本的に余裕があったためしがありません。
　また、余裕があってもやらないこともよくあります。
　
　そのうえ、そういう風に考えてる人に限って、2時間では終わりません。
　
　結局、余裕がなくなって、あわてて作業をすることになり、
　品質の悪いものができあがるということになります。

　これに該当する人はけっこういると思います。(自分も含め...)
　
　余裕があるときにやろうではなく、余裕がなくなる前にやろうっていう気持ちでいないとダメです。


●その３．プロジェクトメンバーが常に当事者であるという意識をもつということ

　自分には関係ないという態度でいるとそこから必ず遅れが発生します。
　どういうことかというと、「自分には関係ない、他の誰かが代わりにやってくれる」という
　受け身な姿勢のままでは、何も進まないからです。
　
　Aさんが動かない場合、Aさんの代わりにBさんが動く羽目になります。
　そうなるとBさんの作業が進まなくなります。
　結果、遅延につながります。
　
　全員が常に責任感を持って積極的な姿勢で仕事に挑めば、
　上記のような遅延は発生しなくなります。
　加えて、メンバーのモチベーションも上がるし、自分も周囲も気持ち良く仕事ができると思います。
　

ほかにもさまざまな要因があると思いますが、
今回はあえて上記の3点を挙げました。

というのは、すべて自分の経験・失敗の中で、
最近特に上記が原因で作業に遅れが発生していると感じているからです。

1日の些細な遅れの積み重ねが、
数ヵ月後にはとり返しのつかない遅延につながります。

すこしでも遅延につながりそうだと思ったら、
すぐに原因をつきとめ早急に対処しましょう。

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