Excelを表計算以外の目的で使用する機会は意外と多いものです。
打ち合わせの資料からシステムの仕様書まで
今やExcelが主流となっているのではないでしょうか。
しかし、一見便利なExcelにも落とし穴があります。
それは「ファイルが稀に破損する」ということです。
当社でも過去に何回もExcelファイルで不具合が生じています。
不具合のほとんどは「Excelファイルが開けない」
「すぐにエラーで落ちてしまう」といったものです。
ほとんどの場合は、事前にバックアップしてあるファイルを復元させますので
それほど業務に支障はありませんが、
やはり１時間２時間の作業が無駄になることもあります。
では、なぜExcelファイルが破損するのでしょうか。
「使っている人の運が悪い」というものあるかもしれませんが…、
破損するからには何かしらの理由があるはずです。
その理由の代表的なものとしては、
①ファイルが何回も上書き保存されている
②ファイルのサイズが大きい
が挙げられます。
そして古いファイルほど上記の２要素を満たします。
長期間、編集を繰り返すほど
空白セルやオブジェクトが大量に残って
ファイルサイズが余計に大きくなってしまうからです(ドキュメントも増えているでしょうが)。
ですから、無駄な空白行や非表示オブジェクトを定期的に削除することが
Excelファイルを破損しないようにするための１つの予防策であると言えます。
そのようなことを自動的に行ってくれるソフトもいくつかあるようです。
また、どうしてもファイルのサイズが大きくなった場合は
素直にファイルを分けましょう。
その方が、処理が重たくならずに済みますので一石二鳥です。
個人的には700～800KBがファイルサイズの上限でしょうか。
最後に…
いざという時の為にMicrosoftのサポートページの紹介をしておきます。
