Q：次の質問のうち、あてはまると思うものに、チェックをつけてください。
□ いつも時間が足りないと感じる
□ やることが多すぎると感じる
□ 自分のやりたいことをやる時間がもっと欲しい
□ ほとんどの時間を書類の山に埋もれて過ごしていると感じる
□ 定時に終えられない仕事をこなすのに、遅くまで残業したり、週末までかかったりすることが多い
□ 仕事についても人生についても、やりたいことを本当にやり遂げているか、疑問を感じる
□ 仕事につぎこんだ時間と労力に見合う成果を望んでいる
□ もっと頻繁にリラックスしたり、休暇を取ったりしたい
ひとつでも、あてはまる貴方には、ぜひ読んでもらいたいのが、本書です。
本書は、「能率向上プログラム（PEP）」で教える方法をそのまま書いている手引書です。
「能率向上プログラム（PEP）」とは、「仕事がうまくいく人々」から学んだ経験を、個人の生産手順という着眼点でまとめたもの。
生産性の高い人々は、何をしているのか？どうやっているのか？
能率的なビジネスパーソンから、時間節約のためのアイデアと行動を抽出したエッセンスと言えます。
仕事に不慣れな新社会人の方から、改めて仕事の効率を追求したい社会人３年目くらいの方や、仕事に追われている経営者の方まで、読むたびに新しい気付きを得られる仕事の哲学書です。
「すぐやる」こと。
これが、能率向上プログラム（PEP）における教えです。
つまり、あらゆるものに、初めて触れたり読んだりしたときに、取りかかること。これが仕事がうまくいく最大の秘訣であるということです。
そうは言っても、先延ばし癖を直すのは大変なものです。
そこで、紹介されているのが、「仕事の『先のばし』癖を退治する八つの鉄則」です、
【仕事の「先のばし」癖を退治する八つの鉄則】
１、書類を読むのは一度で済ませる
→２回、３回と目を通す、その時間が無駄ということ。
２、重要でない仕事を先に終わらせる
→業務を貯めると心理的負担となるから、重要でない仕事は貯めない、もしくはやらないと決めるということ。
３、問題は小さなうちに解決する
→問題が大きくなってからでは解決にも時間が必要。小さなうちに解決して、後々時間を取られない様に予防するということ。
４、仕事の邪魔になる原因となる業務を、真っ先に処理する
→時間通りに仕事をすませる人間だという印象を付けることで、報連相の時間や、細かい確認の時間など、邪魔になる原因を絶つということ。
５、やり残したことを片づける
→残務が余計な仕事を増やすので、残務を作らないということ。
６、過去ではなく、未来を目指して仕事を始める
→過去を引きずっていると、後悔しがちになります。つまり、過去に意識が捕われていることになるのです。現在から未来に意識を向けることに集中することで、仕事のにも集中できるということ。
７、「時間がかかるいから」を先のばしの言いわけにしない
→いざやってみたら、本当に時間がかかるかどうかは分かりません。思い悩んでいるのであれば、まずやってしまうということ。
８、先のばしから解放されれば、もっと元気になる
→仕事の数を少しづつ片づけていくことで、仕事から受けるストレスと不安が解消されるということ。
この様に、「仕事に対して、どのようなスタンスで望んでいくべきか」ということが、とても分かり易く紹介されています。
また、具体的に「仕事の効率をあげる方法」として、多くの手法も紹介されています。
一部、ご紹介します。
- デスク整理
- 三つのトレー
- 使用中ファイルケースと５つの中身
- 参照ファイルケース
- 保管ファイルケース
- Eメールの整理術
- 「あとで、すぐやる」方式（電話タイム／メールタイムの導入）
- メールのちょっとしたコツ
- 計画の立て方
- 整理・整頓・清潔・清掃
- 「思い込み・反論・解決策」トレーニング
- 歩きまわり管理
PEPの本と言えば、有名な本書。
今回、改めて読み直すと、自分がまだ出来ていないことに多く気付かされました。
また、今回の新しい気付きとしては、
「すぐやる」技術以外にも、
仕事において大事な考え方／スタンスについても、詳しく紹介されていたということ。
本書の「はじめに」では、本書のことを『手引書』と記載がありましたが、たしかに基礎行動の手引書としても素晴らしい内容です。
ただ、その基礎行動をカイゼンすることで、より効率的な行動へと高めていくのは自分しかいません。そう言った視点も加味して改めて読み直すと、『哲学書』といってもいい様にも思えてきました。
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